[Lifehack] Foldershare – het synchroniseren van je (project)bestanden met collega’s/vrienden

Tijdens mijn opleiding CMD heb ik veel te maken gehad met projectmatig werken, of te wel het werken aan projecten met een x-aantal teamgenoten. Een van de grootste struikelblokken die ik altijd heb ervaren was het bestandsbeheer. Ieder groepslid werkt op zijn eigen computer (laptop en/of desktop) en het komt ook regelmatig voor dat je niet altijd bij elkaar bent. Op een locatie als een bedrijfspand kan een netwerk een oplossing zijn om bestanden met elkaar uit te wisselen, maar vaak is dat ook niet optimaal of helemaal niet bruikbaar als je flexibel en mobiel werkt en niet altijd toegang hebt tot het netwerk. Vaak hebben wij zitten worstelen met alternatieven als FTP, de elektronische leeromgeving “blackboard” en veel gedoe met usb-sticks en mail. 

In een van mijn projecten waar ik destijds (vorig semester) projectmanager was, heb ik de volgende tip gekregen van een van mijn teamgenoten: “gebruik Foldershare!”. Microsoft Foldershare vormde voor ons DE oplossing van bestandsbeheer en uitwisseling ongeacht je lokatie of platform.

De naam zegt het al; je deelt een folder met anderen. Het principe is eenvoudig. Foldershare gebruikt het internet om een bepaalde folder tussen aangewezen personen te synchroniseren. Je installeert simpel weg Foldershare voor je platform, de beheerder wijst de personen aan wie mee mogen/moeten doen en de betreffende persoon stelt in waar de gesynchroniseerde map moet komen te staan. Foldershare synchroniseert vervolgens de map tussen alle aangewezen gebruikers. Er is echter een nadeel, namelijk dat er wel iemand online moet zijn die nieuwe bestanden kan aanbieden. Echter kan dit simpel worden opgelost door een FTP/server als medegebruiker aan te wijzen die continue online is. Deze FTP/server blijft altijd up to date en als je collega’s niet online zijn, krijg je toch via de FTP de laatste wijzingen en nieuwe bestanden binnen. Je hebt geen gedoe meer met USB-stick, niet weer naar eindeloze mappen in een netwerk zoeken, niet telkens je collega’s bellen of ze een bepaald document door willen mailen. Alle bestanden staan fysiek op je eigen schijf en je krijgt netjes een overzicht te zien wanneer en door wie bepaalde bestanden zijn gewijzigd en toegevoegd. Ook ideaal voor managers om de activiteiten van je projectgroep in kaart te brengen. Foldershare was voor ons een ideaal stuk gereedschap om goed met elkaar als groep te kunnen functioneren en geen kostbare tijd kwijt te raken aan het onhandig uitwisselen van bestanden. Onze map waar het project in stond was altijd up to date met ieders werk. Heb je alsnog een idioot in je groep die de hele map weggooit? Geen nood! Bij de overige projectleden komt hij in de trash te staan en kan het snel weer worden terug gezet. En natuurlijk is er nog wel een Mac-gebruiker die de map ook dagelijks backupt met Timemachine. 

Foldershare biedt ook een goede oplossing om mappen te synchroniseren tussen verschillende computers thuis of op kantoor door op locatie je Foldershare-netwerk op te zetten. Ik ben er van onvertuigd dat Foldershare nog veel meer makkelijke en handige toepassingen kent. Ik hoor graag jullie ervaringen en verhalen. Hoe kan jij Foldershare goed gebruiken?